Muito mais do que simplesmente manter as operações do dia a dia, a gestão empresarial envolve analisar dados, prever tendências, mas também automatizar processos para se destacar em um mercado concorrido, principalmente no mundo digital. A tecnologia avança, e hoje existem ferramentas que realizam otimizações para diversas situações. É o caso da plataforma de gestão empresarial.
Elas podem facilitar muito a forma de lidar com as finanças, a logística de produção, o gerenciamento de atividades, além da eficiência e da produtividade. Isso vale tanto para grandes negócios, mas também para projetos que estão começando.
Por isso, continue a leitura para entender mais sobre o que é uma plataforma de gestão empresarial, conferir sugestões de sistemas para aplicar no seu negócio, além dos benefícios de utilizá-las!
O que é uma plataforma de gestão?
Uma plataforma de gestão é uma ferramenta que auxilia na automação das diversas facetas de um negócio. Isso pode incluir desde o acompanhamento do fluxo de caixa, a organização das atividades até a supervisão dos insumos para produção.
Tais softwares são projetados para facilitar a gestão, providenciando recursos e funcionalidades que se adequam às necessidades e ao tamanho de diferentes negócios. Esses sistemas servem para simplificar a automatização de tarefas, planejando melhor o trabalho, economizando tempo em atividades diárias e fornecendo dados para decisões estratégicas.
Plataformas de gestão para seu negócio
As plataformas de gestão são essenciais para quem vende produtos online, pois oferecem ferramentas para aprimorar a organização, aumentar a eficiência e impulsionar as vendas. Confira cinco dicas de sistemas gratuitos para aplicar no seu dia a dia!
1. Trello
O Trello é uma ferramenta de gestão de projetos baseada em quadros, listas e cartões. É extremamente intuitivo e flexível, permitindo que empreendedores organizem tarefas, produções, encomendas e prazos de entrega por meio de um visual de fácil compreensão.
Os cartões podem ser movidos entre listas à medida que o trabalho progride, oferecendo uma forma imediata de rastrear o avanço de cada item. Cada um pode conter detalhes sobre uma tarefa, como descrições, checklists, prazos e anexos, permitindo manter todas as informações relevantes em um só lugar.
A plataforma possibilita, ainda, personalizar os quadros conforme as necessidades específicas do seu trabalho, incluindo etiquetas para organização por cor, prazos e integrações com outras ferramentas. Então, você pode ter um quadro só para organizar a produção dos seus produtos ou gerenciamento do que está disponível a pronta-entrega, ou utilizá-lo na logística de envios.
Além disso, o Trello possui função de calendário com lembretes de prazo para manter-se atento aos dias importantes para seu o negócio e gerenciar o tempo eficientemente.
2. Google Workspace
Anteriormente conhecido como G Suite, o Google Workspace oferece um conjunto de ferramentas de produtividade que incluem:
- Gmail: e-mail.
- Google Docs: escrita de documentos em texto.
- Google Sheets: produção de planilhas.
- Google Drive: armazenamento na nuvem.
- Google Meet: plataforma para realizar videoconferências.
- Google Agenda: calendário para organizar sua rotina.
Isso permite a centralização das comunicações de uma empresa ou como um profissional, criando e compartilhando documentos, além de ter espaço para armazenamento dos arquivos. Existe a possibilidade de tudo ser acessado remotamente, via smartphone, tablets, entre outros dispositivos móveis, o que agiliza a busca por informações armazenadas.
E, também, por ser uma plataforma de gestão empresarial baseada na nuvem, o plano pago possui custos reduzidos, sem necessidade de investimento em infraestrutura de tecnologia da informação, manutenção ou atualizações de software.
3. Asana
A Asana é uma ferramenta de gestão de projetos que ajuda a planejar e estruturar o trabalho de maneira mais eficiente. Ela possibilita o estabelecimento de prioridades e prazos, a distribuição de tarefas e o acompanhamento do progresso de cada atividade em tempo real.
Para quem trabalha com criação de produtos e venda online, a ferramenta pode ser uma valiosa ferramenta para garantir que todas as etapas da produção até o envio das criações sejam organizadas e cumpridas dentro do prazo.
Além disso, é possível fazer automação de rotinas e criar regras personalizadas para otimizar tarefas repetitivas, o que economiza tempo, reduz erros e aumenta a eficiência operacional. Vale citar que a plataforma se integra a outras ferramentas facilmente, criando um ecossistema que auxilia a rotina.
4. Wave Accounting
O Wave Accounting é uma plataforma de gestão financeira empresarial, online, gratuita, fácil de usar e projetada especialmente para micro e pequenos empreendedores. É uma ferramenta completa para gerenciar aspectos financeiros do negócio, proporcionando uma visão clara de onde o dinheiro vem e para onde está indo.
Ela se destaca por ser fácil de usar. Mesmo para quem não tem experiência em contabilidade, é útil para fazer essa gestão, que é abrangente, seja do rastreamento das despesas e registro da receita até balanços mais detalhados.
5. HubSpot CRM
O HubSpot CRM é uma plataforma de gestão de relacionamento com o cliente que beneficia quem vende produtos de várias maneiras. Com foco na automação e na integração de processos de vendas, marketing e atendimento ao cliente, a ferramenta pode ser uma peça essencial no crescimento e na organização de um pequeno negócio.
Entre os diferenciais está a centralização dos dados do cliente, com histórico de interações, notas e e-mails enviados, o que é essencial para manter um atendimento personalizado.
Também é possível gerenciar leads e fazer estratégias de marketing direcionadas, como a realização da segmentação da base de dados e a criação de e-mail marketing, ação interessante para aumentar a eficácia de campanhas e melhoria no relacionamento com o cliente.
Benefícios dos sistemas de gestão empresarial
Os sistemas de gestão empresarial trazem uma variedade de benefícios para quem vende seus produtos de forma online. Vamos explorar algumas das vantagens na sequência.
Eficiência operacional
Esses sistemas podem automatizar diversas tarefas administrativas, de produção e de vendas, permitindo que os profissionais se concentrem mais na criação de seus produtos. Isso pode melhorar a eficiência e reduzir a quantidade de tempo gasto em tarefas que não estão diretamente ligadas aos itens.
Gestão financeira
Sistemas de gestão empresarial também costumam incluir ferramentas de contabilidade e outras funcionalidades financeiras que ajudam a controlar as receitas, despesas e fluxo de caixa. Isso é crítico para manter a saúde monetária do negócio e para a tomada de decisões estratégicas sobre preços, custos e investimentos.
Controle de estoque
Com uma plataforma de gestão, é possível garantir que sempre tenha matéria-prima suficiente para produções, e que sejam capazes de acompanhar os produtos vendidos, evitando excessos de estoque ou falta de produtos.
Tomada de decisões
Com um sistema de gestão empresarial, é possível ter uma visão em tempo real da situação do negócio e do desempenho das vendas. Isso pode ajudar em decisões estratégicas, identificando quais produtos vendem mais, quais têm margem de lucro maiores, e permitindo ajustes mais rápidos e informados.
Até mesmo indicando se é possível fazer promoção de outros itens para liberar espaço no estoque ou evitar investir tempo e dinheiro naquele modelo.
Relacionamento com o cliente
Sistemas com funcionalidades de CRM permitem acompanhar todas as interações com os clientes, entender suas preferências e necessidades, e melhorar a qualidade do atendimento e do pós-venda.
Dicas para aproveitar o máximo da plataforma escolhida
Para que você possa escolher qual ou quais das plataformas de gestão empresarial usar, primeiro é preciso fazer um mapeamento das suas necessidades. Nem tudo vai ser útil num momento inicial, mas conforme forem surgindo situações na rotina, é possível fazer adesão de novos sistemas.
Então, faça essa reflexão sobre seu negócio e veja o que precisa de mais atenção: gestão do estoque, comunicação, organização das atividades, comunicação com o cliente, entre outros pontos.
Depois que você decidir, dedique tempo para explorar e aprender todos os recursos que a plataforma oferece. Muitas vezes existem funcionalidades que podem ser essenciais para seu cotidiano que você nem imagina. Veja vídeos de outros usuários, leia sobre e, caso conheça alguém que também utilize, converse para obter mais experiências sobre o sistema.
Se você aproveita mais de uma plataforma, veja a possibilidade de integrar sistemas para automatizar ainda mais os fluxos de trabalho e economizar tempo. Além disso, outra dica fundamental é: use os dados a seu favor. Tire proveito das análises e relatórios oferecidos para entender o desempenho do seu negócio a partir de tendências, pontos de melhoria e oportunidades de crescimento.
Outro detalhe importante é manter tudo atualizado para que a análise seja fidedigna com as informações coletadas no mundo real.
De toda forma, estar antenado às possibilidades existentes para melhoria da gestão do seu negócio é parte imprescindível no momento de torná-lo sustentável e vender aos clientes produtos com qualidade.
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