Gerenciar um negócio é uma tarefa desafiadora que engloba diversas responsabilidades, entre elas, o controle de despesas e receitas, que se destaca como um dos pilares fundamentais para o sucesso e a sustentabilidade da empresa. Isso porque manter um registro contínuo das finanças é uma necessidade que permite tomar decisões informadas e estratégicas.
Neste guia, vamos explorar o que é controle financeiro, como identificar e classificar despesas e receitas, métodos para controlar, além de como elaborar o orçamento e obter sustentabilidade no negócio. Boa leitura!
O que é controle financeiro?
O controle financeiro é a sistematização das informações financeiras com o objetivo de avaliar a situação econômica de uma organização. Essa avaliação é feita por meio dos dados patrimoniais e da análise do fluxo de caixa, permitindo uma visão mais detalhada sobre os aspectos econômicos do negócio.
Além de ser uma prática relacionada ao registro e à administração das finanças, o controle financeiro envolve, ainda, o acompanhamento, planejamento e registro de entradas e saídas do caixa. Também inclui a projeção de receitas e despesas para o curto prazo, assegurando a saúde financeira da empresa e possibilitando uma gestão eficiente de recursos.
Identificação e classificação de despesas e receitas
A gestão financeira exige que você tenha um bom conhecimento do que é receita e despesa no seu negócio.
Os ganhos geralmente virão da venda os produtos, denominada receita operacional, ou seja, o dinheiro gerado a partir das atividades principais. Já os custos podem ser classificados em diversas categorias, entre elas:
- Despesas fixas: aquelas que não mudam, independentemente do volume de vendas.
- Despesas variáveis: estão ligadas ao nível de produção ou vendas, como aquisição de materiais com fornecedores e envios.
- Despesas ocasionais: são os custos específicos, como melhorias em qualquer setor do negócio.
Listar corretamente cada receita ou despesa vai fazer com que você tenha uma visão clara da sua situação financeira, facilitando o planejamento adequado e a tomada de decisões para alcançar os objetivos do seu negócio.
Métodos de controle financeiro
Para manter um controle de receitas e despesas eficaz, é fundamental adotar métodos e ferramentas que ajudem a organizar as receitas, as despesas e os investimentos. Abaixo, vamos apresentar alguns métodos úteis para você aplicar!
Orçamento base zero (OBZ)
No OBZ, cada despesa deve ser justificada a cada novo período, começando do “zero”. Isso significa que, independentemente do que foi gasto no passado, cada item do orçamento deve ser analisado e aprovado. Esse método ajuda a eliminar despesas desnecessárias e focar nos objetivos atuais.
Planilha de orçamento
Criar e manter uma planilha de controle de despesas e receitas no Excel é uma das maneiras mais simples e eficazes de gerenciar as finanças. Essa abordagem permite uma visão clara de onde o dinheiro está indo e ajuda a identificar áreas onde é possível economizar.
Objetivos Smart
Smart é uma sigla, em inglês, para um método que auxilia na definição dos objetivos financeiros de um negócio, com o propósito de manter o foco e o controle das despesas.
- (S): specific – específico.
- (M): mesurable – mensurável.
- (A): attainable – alcançável
- (R): realistic – realista.
- (T): timely – temporal.
Desta maneira, cada objetivo deve ser claro e ter um prazo para ser alcançado.
Determinação do ponto de equilíbrio
Principalmente em negócios que estão começando, conhecer o ponto de equilíbrio financeiro da empresa é vital. Este método ajuda a entender o nível de vendas necessário para cobrir todos os custos operacionais, sem gerar lucro nem prejuízo.
Isso permite estabelecer metas realistas e avaliar a sustentabilidade do negócio no longo prazo.
Elaboração de orçamento
Elaborar o orçamento é um passo crucial para a saúde financeira de um empreendimento, uma vez que permite a realização de um diagnóstico da sua situação financeira atual e a projeção para o futuro, analisando indicadores como volume de vendas, lucros ou prejuízos, custos e despesas, faturamento, gastos com impostos e outros fatores relevantes.
Com isso, torna-se possível avaliar quais áreas necessitam de mais investimentos ou cortes, direcionando melhor os recursos disponíveis e alinhando as decisões de gastos com os objetivos estratégicos da organização. Veja um passo a passo de como fazer o orçamento.
Definição de custos
O primeiro passo é sempre fazer uma análise profunda e identificar os custos associados à operação do seu negócio. Separe em: fixos, variáveis e ocasionais.
Projeção de vendas
Faça uma estimativa realista das vendas, considerando fatores sazonais, tendências de mercado e crescimento esperado. Isso ajuda a estabelecer metas de receita alinhadas às capacidades e objetivos do negócio. Utilize o objetivo Smart nessa situação.
Determinação de margem de lucro
Calcule o quanto você vai faturar em cada produto, subtraindo os custos variáveis dos preços de venda. Essa margem deve ser suficiente para cobrir os gastos fixos e gerar lucro.
Fluxo de caixa
Elabore um fluxo de caixa projetado, incluindo todas as entradas e saídas de dinheiro esperadas. Isso vai ajudar a prever períodos de maior necessidade de capital de giro e evitar surpresas financeiras.
Ajuste de preços
Com base nos custos e na margem de lucro desejada, ajuste seus preços de venda conforme necessário. Lembre-se de considerar a percepção de valor do cliente e a concorrência no mercado.
Planejamento de investimentos
Considere planejar custos ocasionais, como investimentos em marketing e melhorias na sua operação. Priorize ações com maior retorno sobre o investimento (ROI) para acelerar o crescimento do negócio.
Monitoramento e revisão regular
É fundamental revisar regularmente o orçamento e o desempenho financeiro do negócio. Ajustes podem ser necessários para se adaptar a mudanças no cenário econômico, no comportamento do consumidor ou na estratégia de negócios.
Dicas para controle financeiro sustentável
Controlar as finanças da empresa pode parecer um trabalho muito complexo, mas tudo é fruto de análise e cuidado na gestão de cada entrada e saída do caixa. De toda forma, existem maneiras de fazer esse gerenciamento sustentável. Confira algumas dicas na sequência!
Objetivos financeiros
Definir objetivos financeiros claros e mensuráveis deve ser uma prioridade para quem depende de vendas online. Eles fornecerão um roteiro para o crescimento do negócio e as etapas necessárias para alcançá-lo. Confira a seguir algumas metas que podem ser estabelecidas!
Aumentar as vendas
Dependendo do estágio do seu negócio, você pode querer aumentar as vendas em uma determinada porcentagem todos os meses ou trimestres. Para isso, você pode precisar de estratégias de marketing direcionadas ou até considerar a introdução de novos produtos.
Melhorar as margens de lucro
Outro objetivo financeiro central para a maioria das empresas é o aumento das margens de lucro. Isso pode ser alcançado de várias maneiras, seja pela negociação de melhores condições com fornecedores, otimização dos preços dos produtos ou controle dos custos operacionais.
Criar reserva de emergência
Elaborar uma reserva financeira é essencial não apenas para a sobrevivência do negócio em tempos difíceis, como durante uma crise econômica, mas também para cobrir despesas imprevistas.
Pagar a si mesmo um salário regular
Como empreendedor, pode ser fácil esquecer de incluir o próprio salário como parte das despesas do negócio. No entanto, pagar-se uma quantia regular é importante para manter uma separação clara entre as finanças pessoais e as do negócio.
Planejamento financeiro
Para a estabilidade do seu negócio, é crucial estruturar um planejamento financeiro. Isso inclui projeção de vendas, expectativas de despesas e estratégias para gerir custos, sejam fixos, variáveis ou ocasionais.
Ferramentas de controle financeiro
Para ajudar nas atividades, é importante utilizar ferramentas de monitoramento e gerenciamento das finanças da sua empresa. Elas podem auxiliar a rastrear vendas, despesas, faturamento e lucro, muitas vezes de forma automatizada.
Conta pessoal x empresarial
Manter uma separação entre a conta pessoal e as empresariais é essencial para lidar com o controle das suas finanças, principalmente as que envolvem o negócio. Assim, é possível gerenciar o fluxo de caixa com mais facilidade e manter registro de receitas e despesas com fins contábeis.
Essa divisão também é importante como proteção legal a sua empresa, sem colocar ativos pessoais em risco. Além disso, contas profissionais podem estabelecer um histórico de crédito para a empresa, o que pode ser benéfico para obtenção de empréstimos e financiamentos no futuro.
Regras e limitações
A depender do tamanho do seu negócio e da sua regularização, podem existir limites de faturamento em razão das regras de tributação. Então, esteja atento ao fazer as projeções e sempre busque ajuda especializada de um profissional contábil caso queira expandir o negócio.
Controle de estoque
É interessante sempre antecipar-se ao que possa vir a acontecer. O gerenciamento adequado do estoque ajuda a manter a saúde financeira e evita problemas de escassez ou excesso.
Isso otimiza tanto o capital aplicado no inventário quanto ajuda a alinhar operações de venda com a demanda do mercado, permitindo entender a possibilidade de promoções para gerar fluxo no seu depósito.
Fazer o controle de despesas e receitas de um negócio requer um olhar crítico e atencioso a cada movimentação que for feita. Elaborar orçamentos e planejamentos e fazer todo o monitoramento criterioso são a base fundamental para a sustentabilidade financeira do seu empreendimento.
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